Ga naar hoofdinhoud
Welkom Handleiding Zelfscan Resultaten

33. Opslag en archivering

Een goed ingericht archiefsysteem is cruciaal voor juridische borging, transparantie en hergebruik van informatie binnen VTH. De Archiefwet en de Wet open overheid (Woo) stellen strikte eisen aan digitale archivering: documenten moeten duurzaam toegankelijk, vindbaar en controleerbaar zijn.
Denk hierbij aan vergunningen, toezichtdossiers en handhavingsbesluiten. Ook het correct metadateren, het vastleggen van bewaartermijnen, en het kunnen leveren van informatie bij bezwaar of Woo-verzoeken zijn essentieel. Vervanging van papieren stukken is alleen toegestaan met een formeel besluit. Goed archiefbeheer voorkomt juridische risico’s en ondersteunt efficiënte uitvoering.
A

Documenten worden ongecontroleerd opgeslagen (vaak op netwerkschijven). Bewaartermijnen en verantwoordelijkheden zijn onbekend.

B

Digitale opslag is gecentraliseerd, maar er zijn geen duidelijke afspraken over metadatering, bewaartermijnen of toegankelijkheid.

C

Er is een vastgesteld archiefproces met metadatering en bewaartermijnen. Toegang tot documenten is geregeld, maar Woo en vervanging zijn nog niet goed geborgd.

D

Archivering is juridisch juist ingericht, inclusief vervangingsbeleid en actieve openbaarmaking. Dossiers zijn vindbaar en correct opgeslagen via zaaksystemen.

E

Archivering is integraal onderdeel van het VTH-proces. Informatie is digitaal duurzaam, snel beschikbaar voor bezwaar/Woo, en herbruikbaar voor beleid en toezicht. Naleving wordt gemonitord.